Soluciones de Comunicación Interna para Pymes en la época Post-Covid

  • Las empresas se están adaptando forzosamente a la nueva realidad laboral provocada por el Covid, la dificultad de los modelos de suministro globales, regulación cambiante y digitalización
  • Pero el 46% de los empleados, tiene miedo de perder su trabajo si no son capaces de adaptarse a estos cambios, según el “Work Trend Index”, publicado por Microsoft.

Revisión urgente de los modelos de negocio de las PYMES

Urge por lo tanto, a nivel estratégico, replantearse cambios significativos en los modelos de negocio de las PYMES, para abordar tantos cambios a la vez y mantener el foco en los empleados y las prioridades clave de la empresa. No es una tarea sencilla porque hay que gestionar procesos de cambio y a la vez seguir creciendo en un entorno que evoluciona muy rápido. Entonces, si eres el CEO o estás en un puesto relevante de dirección en la PYME, ¿dónde ponemos el foco?. 

Grandes retos en la flexibilización de métodos de trabajo y comunicación interna

Hoy más que nunca, las empresas exitosas se enfocan en 3 temas clave: el empleado, los clientes y la comunicación interna. Estos factores permiten dotar a la estrategia de la empresa de las palancas necesarias para que exista el alineamiento deseado donde la empresa puede crecer de forma rentable manteniendo sus valores y posicionamiento de marca diferencial.

Explorando nuevas formas de trabajo colaborativo 

Existe mucho debate sobre el futuro modelo de trabajo y la relación empleado/empresa. Así, vemos empresas muy flexibles dejando a sus empleados elegir cuánto y desde dónde trabajan cualquier día. Otras tras el Covid, han decidido que los empleados vuelvan de forma presencial total a sus trabajos. La gran mayoría, al menos de momento, parece optar por modelos híbridos con bastante flexibilidad pero un mínimo de asistencia a la oficina. 

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Igualmente, se están testando modelos de reducción significativa de las reuniones y los primeros resultados parecen bastante concluyentes. Según el reciente estudio de MIT Sloan School of Management, si se introduce en la empresa el concepto de días libres de reuniones, se incrementa de forma significativa la productividad y también la satisfacción del empleado. Las conclusiones de dicho estudio sugieren que el número óptimo de días sin reuniones internas es de 3 a la semana, incrementando la cooperación entre empleados en un 55%. Porque seamos sinceros, ¿cuántas reuniones en una semana tipo, son realmente necesarias y las personas que asisten viene perfectamente preparadas para debatir y tomar decisiones.? Es decir, no se trata de no reunirnos, sino de trabajar de forma colaborativa más eficientemente. Mediante la reducción del número de reuniones, se libera una cantidad ingente de tiempo en las agendas de los empleados y eso permite que el empleado, según el estudio, se sienta más autónomo, valorado y en definitiva un 44% más comprometido. 

El debate está abierto y sin duda, se irá avanzando en las nuevas formas de trabajo, no obstante las primeras conclusiones sugieren que hay que centrar los esfuerzos en dotar de autonomía de decisión a los empleados, introducir métodos de colaboración eficaces y reforzar la comunicación interna. 

Entonces, ¿qué soluciones de comunicación interna se pueden plantear las PYMES?

Evidentemente, la comunicación interna y el alineamiento con los valores y modelo de negocio son algo muy diferentes y únicos de cada empresa, por lo no procede dar recetas universales con garantías que funcionen. No obstante, fruto del research y la observación de la experiencia de bastantes años, sí creo que hay una serie de soluciones que normalmente ayudan a reforzar el modelo de negocio y trabajo colaborativo. Sin ánimo de ser una lista extensa, comparto algunas soluciones para ser evaluadas en cada caso:

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La comunicación interna debe ser algo estratégico y no táctico. Por lo tanto, debe formar parte recurrente de la agenda del consejo de la empresa (si lo hubiera) y desde luego del equipo directivo. 

Relacionado con el punto anterior, es deseable que exista un plan de comunicación interna, por escrito, consensuado y con un seguimiento de este. La responsabilidad de implementación del plan de comunicación interna puede y debe ser compartida, pero es conveniente que tenga una persona en la organización que lidere la ejecución y acciones sobre el plan. 

Como parte del plan de comunicación interna, es clave en los tiempos que vivimos, tener estructurado un protocolo de crisis. De forma que sea accionable, claro y rápido si hay que actuar de forma muy rápida para comunicar con los empleados y solicitar su involucración de la forma que proceda. 

Si bien la tecnología es un facilitador y por lo tanto no un fin en sí mismo, sino un medio para garantizar una comunicación más efectiva, es muy importante entenderla y asegurarnos que los empleados saben utilizar las herramientas tecnológicas y digitales de comunicación. Me parece muy curioso y preocupante el dato que el 55% de los empleados de las empresas, tienen que aprender el uso de las herramientas digitales por sí mismos (fuente: “Work Trend Index”, Microsoft). Y en mi observación personal del trato diario con empresas, sigo observando que muchas partidas presupuestarias se enfocan en inversiones tecnológicas importantes, pero con muy poco presupuesto para formación de personas y garantizar la gestión del cambio. Esto deriva en muchas ocasiones en inversiones poco productivas y genera frustración tanto por parte de la dirección como en el resto de la organización. 

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Como muchas empresas están en un proceso de cambio del modelo de trabajo (remoto, presencial o híbrido), la formación en modelos de trabajo colaborativo se vuelve aún más importante.  Muchas veces, la información y datos se encuentra en la organización, pero está fragmentada o los datos poco estructurados como para poder tomar decisiones relevantes para el crecimiento de la empresa, de forma eficaz y rápida. 

También hay que tener una visión y que esté plasmada en el plan de comunicación interna, sobre el grado de libertad y autonomía de cada empleado en su propia capacidad de comunicar y por qué canales. Esto es extremadamente importante en los casos de relación con clientes o con medios de comunicación. El asesoramiento experto, sea interno o externo en este punto, parece algo muy relevante. 

Trabajar en entornos colaborativos mediante herramientas digitales en la nube, con los niveles de ciberseguridad adecuados es imprescindible ante los incrementos de acciones por partes externas que pongan en peligro los datos de la empresa, empleados o clientes. 

Y por último, pero no menos importante, muchos de estos procesos de comunicación interna y gestión del cambio para los empleados, son subvencionables en todo o en parte. Dado que hay muchos tipos de subvenciones y cuyos plazos y características son diferentes, recurrir a asesoramiento externo puede suponer una fuente de ahorro importante en la implementación de un plan de comunicación interna o herramientas digitales y formación que lo acompañen.

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